Metagenics si impegna a operare con integrità e a generare un impatto positivo significativo su tutti i propri stakeholder. La presente Politica sui reclami istituisce una procedura equa, trasparente e accessibile attraverso la quale qualsiasi stakeholder che subisca un impatto negativo dalle attività di Metagenics può sollevare le proprie preoccupazioni e chiederne la risoluzione.

La presente politica costituisce un elemento fondamentale dei nostri obblighi di certificazione B Corp ai sensi dei B Lab Standards V2.2, in particolare del PSG3 (Procedure di reclamo per gli stakeholder), ed è in linea con i Principi guida delle Nazioni Unite su imprese e diritti umani.

1.1 Chi può presentare un reclamo

La presente politica si applica a tutti gli stakeholder che subiscono o potrebbero subire un impatto negativo dalle attività di Metagenics, tra cui:

• Dipendenti (a tempo indeterminato, a tempo determinato, a tempo parziale, stagionali od occasionali)
• Lavoratori autonomi, freelance e consulenti
• Fornitori, partner commerciali e lavoratori della catena del valore
• Clienti e consumatori
• Comunità locali, organizzazioni della società civile e ONG
• Rappresentanti di istanze ambientali e qualsiasi persona o ente con una preoccupazione legittima in merito alla condotta sociale, ambientale o di governance di Metagenics

1.2 Che cosa costituisce un reclamo

Un reclamo è una preoccupazione o una doglianza relativa agli impatti sociali, ambientali o di governance, effettivi o potenziali, di Metagenics. Vi rientrano, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:

• Impatti negativi sui diritti umani connessi alle attività o alla catena del valore di Metagenics
• Danni ambientali o mancato rispetto degli impegni ambientali
• Pratiche di lavoro non sicure o inique, tra cui discriminazioni, molestie o condizioni di lavoro non sicure
• Violazioni del Codice di condotta dell’azienda o degli standard per i fornitori
• Impatti sulle comunità derivanti dalle attività commerciali di Metagenics
• Preoccupazioni relative alla sicurezza dei consumatori o alla qualità dei prodotti che presentino una dimensione sociale o etica

La presente politica non riguarda: i normali disaccordi interpersonali privi di qualsiasi dimensione attinente alle politiche aziendali, alla condotta o ai diritti umani (ad es. preferenze relative agli orari, divergenze quotidiane all’interno del team — rivolgersi al dipartimento People & Culture o al proprio responsabile diretto), né le questioni che rientrano strettamente nell’ambito di applicazione di una qualsiasi Politica di whistleblowing regionale o globale. Le segnalazioni di molestie, discriminazioni, bullismo o qualsiasi violazione del Codice di condotta rientrano espressamente nell’ambito di applicazione della presente politica, indipendentemente dal fatto che le parti coinvolte siano colleghi.

La presente procedura di reclamo si fonda sui criteri di efficacia dei Principi guida delle Nazioni Unite su imprese e diritti umani (UNGP) e rispetta i seguenti principi:

• Legittimità: La procedura gode della fiducia di tutti gli stakeholder e opera con integrità, in assenza di conflitti di interesse.
• Accessibilità: La procedura è pubblicamente disponibile, comunicata in modo proattivo e offerta in formati e lingue accessibili, secondo necessità.
• Prevedibilità: Fasi, tempistiche e ruoli sono chiaramente definiti, affinché gli stakeholder sappiano cosa aspettarsi.
• Equità: I reclamanti hanno accesso alle informazioni e al supporto necessari per partecipare al processo in modo equo.
• Trasparenza: Gli esiti e i dati aggregati sono comunicati pubblicamente e al massimo organo di governo con cadenza annuale.
• Compatibilità con i diritti: Gli esiti sono coerenti con gli standard in materia di diritti umani riconosciuti a livello internazionale.
• Divieto di ritorsione: Nessuno stakeholder subirà alcuna forma di ritorsione per aver presentato un reclamo in buona fede.
• Riservatezza: L’identità dei reclamanti è tutelata nella misura consentita dalla legge.

Metagenics mette a disposizione diversi canali accessibili attraverso i quali è possibile presentare un reclamo. I reclami possono essere presentati in forma anonima, ove tecnicamente possibile. La presente politica e i relativi canali di presentazione sono disponibili in inglese, in quanto lingua di lavoro globale, e in olandese e francese per le attività nell’area EMEA. La traduzione in altre lingue operative (comprese quelle utilizzate nelle attività delle aree NAM e APAC) sarà fornita su richiesta, senza alcun costo per il reclamante, entro 14 giorni di calendario.

CanaleRecapitiNotaModulo onlineDisponibile su: www.metagenics.com (alla voce ‘Politica sui reclami’)Possibilità di presentazione anonima; accessibile a livello globaleE-mail (globale)[email protected] di posta riservata monitorata dal Responsabile globale dei reclamiE-mail (USA)[email protected] di posta per le comunicazioni relative alla Notice of Privacy Practices statunitense

3.1 Cosa indicare nel reclamo

Per consentire un esame approfondito, si prega di fornire, ove possibile, le seguenti informazioni:

• Nome, recapiti e rapporto con Metagenics (salvo in caso di presentazione anonima)
• Una descrizione chiara e concisa della questione, comprese le date, i luoghi e le persone coinvolte
• Eventuali prove, documenti o informazioni su testimoni a supporto
• Se la questione sia già stata sollevata in precedenza con Metagenics ed eventuali risposte ricevute
• L’esito o la soluzione richiesti
• Un’eventuale richiesta di riservatezza

Sono accettati reclami anonimi. Si tenga presente che i reclami anonimi possono limitare la capacità di Metagenics di dare seguito alla questione o di fornire un riscontro. In caso di utilizzo del modulo online, il reclamante deve conservare il numero di riferimento del reclamo per seguire le comunicazioni.

Le fasi seguenti descrivono l’intero processo, dalla presentazione alla risoluzione. Metagenics si impegna a gestire tutti i reclami in modo equo, tempestivo e trasparente.

1. Presentazione
   Lo stakeholder presenta un reclamo attraverso uno dei canali descritti nella Sezione 3.
2. Avviso di ricevimento — entro 7 giorni di calendario
   Il Responsabile dei reclami conferma la ricezione e verifica se la questione rientra nell’ambito di applicazione della presente politica. In caso contrario, il reclamante viene indirizzato al canale appropriato (ad es. People & Culture, Responsabile whistleblowing).
3. Valutazione e classificazione
   Il Responsabile dei reclami valuta la natura, la gravità e l’urgenza del reclamo e assegna il livello di risoluzione appropriato (cfr. Sezione 4.1). Gli eventuali conflitti di interesse vengono individuati e gestiti.
4. Indagine
   Viene condotta un’indagine equa e imparziale. Tutte le parti menzionate nel reclamo hanno la possibilità di essere ascoltate al momento opportuno, fatte salve le tutele di riservatezza.
5. Risoluzione — entro 3 mesi dall’accettazione
   Il Responsabile dei reclami comunica l’esito al reclamante e, ove opportuno, alle altre parti interessate. Le misure correttive o di rimedio vengono concordate e documentate.
6. Chiusura e follow-up
   Il caso viene formalmente chiuso. L’attuazione delle azioni correttive viene monitorata. Il reclamante viene informato della chiusura. I casi restano aperti fino alla conferma della risoluzione.
7. Riesame annuale
   Tutti i reclami vengono registrati e analizzati con cadenza annuale. Tendenze ed esiti sono comunicati al massimo organo di governo e resi pubblici (cfr. Sezione 6).

4.1 Approccio di risoluzione per livelli

Metagenics applica un approccio alla risoluzione proporzionato e articolato su tre livelli, in base alla natura e alla gravità del reclamo:

LivelloTipologiaProcessoLivello 1Risoluzione internaRisoluzione diretta tra il reclamante e il Responsabile dei reclami mediante dialogo e azioni correttive.Livello 2Risoluzione mediataUn mediatore interno (privo di conflitti di interesse) facilita il confronto tra le parti al fine di raggiungere un esito concordato.Livello 3Mediazione o arbitrato indipendenteUn mediatore o arbitro esterno indipendente, privo di conflitti di interesse, esamina il caso ed emette una raccomandazione o una decisione vincolante.

5.1 Responsabile dei reclami

Il Responsabile dei reclami è il punto di contatto principale per tutti i reclami presentati ai sensi della presente politica. Il ruolo è assegnato a un membro designato del team People & Culture, con responsabilità definite in materia di:

• Ricezione, registrazione e classificazione di tutti i reclami
• Garanzia che gli avvisi di ricevimento e gli aggiornamenti siano comunicati entro i termini previsti
• Coordinamento delle indagini e coinvolgimento di mediatori o arbitri, ove necessario
• Tenuta del Registro dei reclami e della sintesi annuale
• Rendicontazione al massimo organo di governo e al team dirigenziale

Il Responsabile dei reclami non deve trovarsi in una situazione di conflitto di interesse in relazione ad alcun caso da esso gestito. In presenza di un conflitto, la questione viene riassegnata a un altro responsabile o deferita a una parte indipendente.

5.2 Responsabili whistleblowing (rinvio)

Qualora un reclamo rientri nell’ambito di applicazione della Politica di whistleblowing (ad es. segnalazioni di frode, corruzione, gravi violazioni di legge o altre questioni disciplinate dalla Direttiva (UE) 2019/1937 e dalla normativa regionale equivalente in materia di whistleblowing), la questione viene trasmessa al Responsabile whistleblowing designato affinché sia gestita ai sensi della Politica di whistleblowing. Il Responsabile dei reclami ha il compito di individuare tali casi nella fase di classificazione (Fase 3) e di informare il reclamante della trasmissione. Le tutele previste dalla Sezione 6 della presente politica (divieto di ritorsione, riservatezza, protezione dei dati) si applicano in egual misura durante e dopo tale trasmissione.

5.3 Massimo organo di governo

Il massimo organo di governo (Consiglio di Amministrazione / team dirigenziale) riceve dal Responsabile dei reclami una relazione annuale sugli esiti e sulle tendenze dei reclami ed è responsabile di garantire l’efficacia della presente politica e di integrarne le risultanze nella strategia e nella governance aziendali.

6.1 Divieto di ritorsione

Metagenics applica una rigorosa politica di tolleranza zero nei confronti delle ritorsioni. Qualsiasi stakeholder che presenti un reclamo in buona fede ai sensi della presente politica è pienamente tutelato contro qualsiasi forma di ritorsione diretta o indiretta, trattamento sfavorevole o conseguenza negativa. Tale tutela si applica anche qualora la questione si riveli infine infondata, purché sia stata sollevata in modo onesto e senza intento malevolo.

Qualsiasi atto di ritorsione nei confronti di un reclamante sarà trattato come una grave questione disciplinare.

6.2 Riservatezza

L’identità del reclamante sarà mantenuta strettamente riservata per l’intera durata del processo. Le informazioni saranno condivise esclusivamente con coloro che devono essere coinvolti nell’indagine o nella risoluzione e soltanto con la consapevolezza e, ove possibile, il consenso del reclamante. Metagenics adotta le seguenti misure a tutela della riservatezza:

• I reclamanti possono chiedere che la propria identità rimanga riservata in qualsiasi fase
• I reclamanti vengono informati in anticipo su chi sarà coinvolto o informato nel corso del processo
• Prima di condividere informazioni con ulteriori parti viene richiesto il consenso
• La riservatezza dell’esito del processo è mantenuta ove opportuno
• In caso di violazione della riservatezza vengono applicate misure disciplinari
• Possono essere coinvolti soggetti terzi indipendenti per valutare i rischi per gli stakeholder vulnerabili

L’identità può essere divulgata senza consenso solo qualora ciò sia imposto dalla legge o da un obbligo giuridico proporzionato, ad esempio nell’ambito di procedimenti giudiziari o di indagini da parte delle autorità competenti.

6.3 Protezione dei dati

Tutti i dati personali raccolti nell’ambito delle procedure di reclamo sono trattati in conformità alla normativa applicabile in materia di protezione dei dati, compreso il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), e alla Privacy Policy di Metagenics. I dati personali sono conservati solo per il tempo necessario e non sono utilizzati per finalità diverse dalla gestione del reclamo.

Per maggiori dettagli, si rinvia all’informativa privacy contenuta nella Politica di whistleblowing (Klokkenluidersbeleid) o alla Notice of Privacy Policies statunitense.

7.1 Registro dei reclami

Il Responsabile dei reclami tiene un Registro dei reclami sicuro per tutti i casi presentati ai sensi della presente politica. Per ciascuna voce vengono registrate le seguenti informazioni:

• Numero di riferimento univoco del caso di reclamo
• Data di presentazione
• Reclamante (o ‘Anonimo’, se del caso)
• Parte chiamata in causa o soggetto oggetto del reclamo
• Natura e categoria del reclamo
• Luogo (se pertinente e non sensibile)
• Stato attuale: In esame / Attivo / Chiuso
• Esito della risoluzione e data di chiusura

7.2 Relazione interna annuale

Al termine di ciascun anno solare, il Responsabile dei reclami redige una relazione interna annuale destinata al massimo organo di governo, che comprende:

• Tutti i reclami presentati e accettati nel corso dell’anno
• Una valutazione dell’efficacia della procedura di reclamo
• L’individuazione di tendenze, schemi ricorrenti e aree critiche
• Raccomandazioni per migliorare le procedure o affrontare criticità sistemiche

7.3 Rendicontazione pubblica

In linea con il PSG3.4 dei B Lab Standards e con i criteri di efficacia degli UNGP, Metagenics comunica pubblicamente, con cadenza annuale, i seguenti dati relativi ai reclami (in forma aggregata e anonimizzata):

• Numero e tipologie di reclami ricevuti
• Numero di casi respinti e motivi del rigetto
• Numero di casi conclusi, esiti, azioni di follow-up e durata media
• Livelli di soddisfazione degli stakeholder, ove misurati
• Eventuali dati aggiuntivi che favoriscano la comprensione pubblica dell’efficacia della procedura

I rendiconti pubblici sono consultabili sul sito web di Metagenics e/o nella relazione annuale d’impatto. Le informazioni divulgate pubblicamente non contengono dati personali.

La presente politica è pubblicata sul sito web di Metagenics e comunicata a tutti gli stakeholder interessati attraverso i materiali di onboarding, le comunicazioni ai fornitori e aggiornamenti periodici.

Eventuali domande sulla presente politica possono essere inviate a [email protected].